Written By: Jose Gonzalez

September 15 begins Spanish Heritage Month and recognizes the contributions of Hispanic and Latino Americans to the United States and to observe their native heritage and contributing culture.  Our blog contribution this month was from our very own Jose Gonzalez and is presented here in both Spanish and English.  Thank you Jose for your insight into Business Process Management and thank you for your contributions to Momentum!

Es posible que usted tenga una noción de lo que es un proceso de negocio, pero ¿Qué significa gerenciar un proceso? ¿Cuáles son los beneficios de administrarlo sistemáticamente?  ¿Qué herramientas hay disponible en el mercado para el manejo de procesos? Revisemos algunas definiciones, luego tratemos de responder las preguntas anteriores con un ejemplo práctico.

De acuerdo con EABPM (European Association of Business Process Management, Asociacion Europea de Gerencia de Procesos del Negocio), BPM (Business Process Management, Gerencia de Procesos de Negocio) es un enfoque sistemático para capturar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear y controlar, tanto los procesos automatizados, como los no automatizados para cumplir con los objetivos y las estrategias comerciales de una empresa (BPM CBOK, 2009).

A continuación se presenta un diagrama del ciclo de mejora continua de un proceso de negocio.

Lo más importante de gerencial un proceso es mantenerlo actualizado con las necesidades del negocio y la de los clientes, siempre buscando oportunidades de mejoras tales como, reducir el tiempo que se tarda el completar las actividades, evitar errores, minimizar el reproceso de actividades y automatizarlo lo más posible.

En su organización, ¿ha tenido la oportunidad de documentar un proceso o revisar uno documentado por otra persona? ¿Cuántos símbolos se usan para documentarlo? ¿Qué componentes se  incluyen en la documentación? ¿Con qué frecuencia se analiza el proceso? ¿Sus procesos están automatizados?

Afortunadamente, no estamos solos en este mundo, y para aquellos responsables de BPM, existen estándares para garantizar que los procesos sean universalmente comprensibles y transportables. Se han realizado varios esfuerzos para definir los estándares de BPM para símbolos, sintaxis y semántica. Algunas notaciones populares incluyen:

1. Eepc (Extended Event-driven Process Chain, Cadena de Procesos Extendida basada en Eventos)
2. UML (Unified Modeling Language, Lenguaje de Modelado Unificado)
3. Plan de secuencia Ibo (implementado en el software BPM Prometheus)
4. BPMN (Business Process Model Notation, Notación de Modelo de Proceso de Negocio)

Desarrollado por BPMI (Business Process Management Initiative, Iniciativa de Gestión de Procesos de Negocio), BPMN es el estándar más aceptado, con más de 50 símbolos para modelar actividades, compuertas de enlace, conexiones y eventos. BPMI lanzó la Versión 1.0 en 2004, la Versión 1.1 en 2008, la Versión 2.0 en 2011 y la Versión 2.0.2 en 2013. En 2006,  la OMG (Object Management Group, Grupo de Administración de Objetos) adoptó BPMN. La versión actual de BPMN se puede encontrar en http://www.omg.org/spec/BPMN (“Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPM) Versión 2.0”).

Implementación de BPM y soluciones de software

Cuando su empresa decide implementar BPM, puede apoyarse en soluciones de software que facilitan la documentación, medición y ejecución de procesos; y aunque éstas no son esenciales para implementar BPM, simplifican considerablemente el esfuerzo requerido y son esenciales para administrar procesos complejos. El siguiente Cuadrante Mágico de Gartner, año  2018, muestra las soluciones de software disponibles actualmente y sus jerarquías en el mercado (gráfico no disponible en español).

Al seleccionar su software, tenga en cuenta que un producto BPMN eficaz debe incluir lo siguiente:

1. Modelado de actividades (flujo de trabajo y responsables de las actividades)
2. Modelado de datos (lista de atributos) (almacenados como archivos XML, Java o .NET)
3. Reglas de negocios (decisiones basadas en eventos y datos)
4. Integración de procesos (comunicación con otros sistemas) (servicios web, correos electrónicos)
5. Interfaz de usuario (cómo los usuarios interactúan con el proceso)
6. Asignación de responsabilidades (perfiles de usuario que participan en el proceso)
7. Ejecución directamente desde el modelo de proceso (sin programación adicional)
8. Indicadores de rendimiento del proceso (tiempo, costo, desperdicio, errores)
9. Facilidades para Auditorías (registro de la secuencia ejecutada en proceso)

Mostremos un ejemplo práctico. La siguiente secuencia representa un proceso de contratación de personal simplificado; un proceso de contratación real puede incluir actividades adicionales como la firma del contrato, verificación de antecedentes, etc. (Freund & Rücker, 2016).

El mapeo del Proceso es la planificación y creación de diagramas de flujo o diagramas de flujo de trabajo con el objetivo de comprender cómo funciona un proceso. El mapeo ayuda a visualizar los procesos para comprender mejor cómo funciona su negocio, las fortalezas y debilidades , lo cual ayudará a que su negocio funcione de manera más eficiente.

Un mapeo del flujo de trabajo debe responder preguntas como:

1. ¿Qué departamento realizará cada actividad?
2. ¿Cuánto dura el proceso de contratación de una persona?
3. ¿Cuál es el costo de contratar a una persona?
4. ¿Cuál es la pérdida de tiempo por cada actividad que se reprocesa?
5. ¿Cuál es el costo por cada actividad que se reprocesa?

Supongamos que el tiempo y el costo asociados con el procesamiento  de una tarea se representan como (hrs, $), que equivale a horas y dólares. El siguiente diagrama representa un posible mapeo de proceso BPMN para el proceso de contratación.

Mirando el mapeo del proceso de contratacion, podemos responder las cinco preguntas anteriores:

1. ¿Cuáles Departamentos ejecutaran las actividades? Respuesta: Recursos Humanos, Autorizacion de Personal y  Departamento Solicitante.
2. ¿Cuánto dura el proceso de contratación de una persona? Respuesta: 30 horas
3. ¿Cuál es el costo de contratar a ua persona? Respuesta: $990
4. ¿Cuál es la pérdida de tiempo para cada actividad que se reprocesa? Respuesta: Describir posición: 6 horas, Seleccionar persona: 6 horas, Hacer oferta: 14 horas.
5. ¿Cuál es costo por cada actividad que se reprocesa? Respuesta: Describir posición: $ 250, Seleccionar persona: $200, Hacer oferta: $ 440.

La solución de flujo de trabajo proporcionada no es única, mas lo que se quiere mostrar es el enorme potencial de usar una herramienta BPM. En el mundo real, con muy pocos cambios, se puede definir este flujo de trabajo de proceso en un software de BPM y el flujo se automatizará sin el uso adicional de algún lenguaje de programación. El software BPM incluso proporcionará la interfaz para crear el diagrama; sólo se necesita seguir la interfaz del software, con suerte utilizando un estándar BPM. El software también debe proporcionar métricas para el tiempo del proceso, el costo del proceso, la frecuencia de errores y el reprocesamiento de las actividades.

Ahora que usted ha leído un poco sobre el valor de usar el mapeo de procesos, la importancia de tener métricas asociadas con las actividades del proceso y el potencial de usar estas herramientas para mejorar el negocio, esperamos que comprenda mejor el concepto de BPM y se haya dado cuenta de que éste es vital para mejorar la eficiencia del negocio. BPM es fundamental porque sin él, la innovación no es posible. Aun cuando sus procesos no están completamente automatizados, la información que se obtiene del mapeo y las métricas del proceso es primordial para su organización.

Referencias

1. Freund, J., & Rücker, B. (2016). Real-life BPMN: Using BPNM, CMMN and DMN to analyze, improve, and automate processes in your company (2nd ed.). Charleston, SC: CreateSpace.
2. Business Process Management Common Body of Knowledge – BPM CBOK. (2009). Wettenberg: Schmidt.
3. Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPMN) Version 2.0. (2011, January). Retrieved from https://www.omg.org/spec/BPMN/2.0

Jose Gonzalez – Consultor

José González es un consultor enfocado en analizar necesidades empresariales y traducirlas en soluciones tecnológicas que faciliten el alcance de objetivos de negocio. Ha hecho una carrera progresiva en operaciones, gerencia y consultoría en Estados Unidos, América Latina y el Caribe. Ha liderado la operación de infraestructuras tecnológicas complejas, la prestación de servicios para más de 5 mil usuarios y el entrenamiento de equipos multidisciplinarios. Tiene vasta experiencia en la gestión del ciclo de vida tecnológico de Planificación, Ejecución y Soporte. Está al día con las innovaciones tecnológicas, domina el inglés y el español, comunicándose  efectivamente a nivel técnico y ejecutivo.